Важни аспекти в документирането, декларирането и изчислението на ДДС и данъка върху разходите в натура за лично ползване на фирмени активи

Акцентите в промените на данъчните закони през 2016 година са върху облагането на ползване на фирмени активи, стоки и услуги за лични нужди.

Акцентите в промените на данъчните закони през 2016 година са върху облагането на ползване на фирмени активи, стоки и услуги за лични нужди.

В началото на годината бяха въведени промените в ЗДДС и данъкът стана популярен в обществото като „данък уикенд”. Държавата, в лицето на Министерството на финансите и НАП, е насочила усилията си в събирането на данъците във връзка с личното ползване на фирмени коли, имоти, както и разходите свързани с тях. При всяка данъчна ревизия или проверка от данъчно задължените лица се изисква да декларират подробни данни за притежаваните и наети от тях имоти, коли, компютри, смартфони и други фирмени вещи, които биха могли да се използват и за лични потребности.

Първият период за деклариране на данъка за ползваните за лични нужди активи беше януари 2016 година.

Съществуват 2 възможности стоките и услугите, които се използват и за лични нужди, да бъдат декларирани.

1-та: Приспадане на ползвания данъчния кредит изцяло и начисляване на ДДС за личното ползване на стоката, като облагаема доставка и

2-рата: Ползване на данъчен кредит в пропорция, съответстваща на съотношението лично-служебно ползване на стоката.

При едновременна употреба за фирмени и лични цели на недвижимите имоти базата за разпределяне на направените преки разходи може да бъде площта в квадратни метри или време на използване, отчетено в часове/дни или комбинирана между двете бази.

При използването на служебните автомобили най-удачният начин за определяне на съотношение - служебно/лично ползване са изминатите километри. Това предполага много коректно документиране с пътни листове, като се обръща внимание управлението на служебните автомобили да е в работно време. В базата за определяне на разходите се включват амортизациите, заплатите и осигуровките на служебните шофьори, сервизни разходи и останалите разходи пряко свързани с поддръжката на автомобилите.

Регистрираните по ДДС компании трябваше да създадат собствена методика за разпределяне на разходите в зависимост от степента на използване на съответната стока и/или услуга за лични нужди. Необходимостта от подробна документация за прилаганата методика, доведе до допълнителна административна тежест /счетоводно отчитане и деклариране/ и риск от санкции, вкл.и такива със задна дата.

През септември 2016 г. в Закона за корпоративно облагане (ЗКПО) в ДВ, бр. 75 от 27.09.2016 г. бяха обнародвани промени, с който се въведе още един данък върху разходите за служебни активи, предоставени за лични нужди, т.н. данък върху разходите в натура.

С данък върху разходите ще се облагат документално обоснованите разходи в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, от работници, служители и лица, наети по договори за управление и контрол (наети лица), както и от лица, упражняващи личен труд по смисъла на § 1, т. 26, буква „и“ от допълнителните разпоредби на ЗДДФЛ. Законовата разпоредба е в новата точка т. 4 на чл. 204, ал. 1 от ЗКПО.

Отменена е точка 3 от чл.204, ал.1 от ЗКПО, с която отпада 10%-ния данък върху разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на превозни средства, когато с тях се осъществява управленска дейност.

Всички изменения влизат в сила със задна дата от 01.01.2016 г.

Съгласно параграф 1, т.83 от ДР на ЗКПО, „Разходи в натура” е частта от счетоводните разходи, съответстваща на личното ползване на активите и/или персонала, които не попадат в чл. 204, ал. 1, т. 1 - 2 /представителни и социални разходи/ и са свързани със собствени, наети или предоставени за ползване активи и/или персонал, използвани както за дейността, така и за лично ползване. Когато активите са данъчни амортизируеми активи, вместо счетоводните разходи за амортизации се вземат предвид данъчните амортизации.

- разходите, извършени в полза на физически лица, които представляват придобит доход по смисъла на чл. 11, ал. 3 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица.

- разходите, свързани с използването на собствени, наети или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, когато за използването им се дължи възнаграждение.

Данъчната основа за определяне на данъка върху разходите по чл. 204, ал. 1, т. 4 е сумата на разходите в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, за календарната година.

Когато превозно средство се използват едновременно за служебно и лично ползване, данъкоплатците имат 3 опции за избор за отчитане на данъка на база:

- изминатите километри, или

- използването по часове/дни. Има се има предвид времето, през което превозното средство е било на разположение на данъчно задълженото лице по начин, който му позволява то да го използва, или

- 50 на сто. При тази опция разходите ще се признават за данъчни цели дори и да не е издаден пътен лист или друг разходно-оправдателен документ.

Когато недвижимото имущество се използва както за служебно и за лично потребление и разходите не могат да бъдат разпределени чрез измерване, данъкоплатците ще имат 2 опции за избор за отчитане на данъка:

- на база на площта, използвана за лично и служебно ползване или

- на база на часове/дни за лично и служебно ползване. Има се предвид времето, през което недвижимото имущество е било на разположение на данъчно задълженото лице по начин, който му позволява то да го използва.

При определяне на данъчната основа за разходите в натура, свързани с активи, извън превозни средства и недвижимо имущество, данъчната основа е 20 на сто от общия размер на всички разходи, свързани със съответния актив, освен ако данъчно задълженото лице не обоснове документално друг размер на основа.

В Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) е направено изменение, според което работодателите могат да изберат да облагат с данък върху разходите по чл. 204, ал. 1, т. 4 от Закона за корпоративното подоходно облагане доходите в натура, представляващи разходи в натура по смисъла на § 1, т. 83 от допълнителните разпоредби на Закона за корпоративното подоходно облагане при условията на същия закон. Правото на избор се упражнява по реда на чл. 217, ал. 3 от Закона за корпоративното подоходно облагане и не може да се прилага за отделни физически лица. Доходите в натура, обложени по реда на чл. 204, ал. 1, т. 4 от Закона за корпоративното подоходно облагане, не се включват в облагаемия доход по ал. 1.

Данъчно задължените лица декларират избора си по чл. 24, ал. 3 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица за текущата година в годишната данъчна декларация, подавана за предходната година, а за 2016 г. в годишната данъчна декларация за 2016 г.

Данъчно задължено лице, което до датата на обнародване на този закон е прилагало реда за облагане на разходите в натура като непарични доходи на физическите лица по реда на Закона за данъците върху доходите на физическите лица, може да избере, като декларира с годишната си данъчна декларация, подавана за 2016 г.:

1. да продължи да прилага този ред до края на 2016 г., или

2. да приложи чл. 204, ал. 1, т. 4 до края на 2016 г.

Документална обоснованост на разходите, свързани с експлоатация на превозни средства, когато с тях се осъществява управленска дейност, извършени от 1 януари 2016 г. до датата на обнародване на този закон в „Държавен вестник“, е налице и когато те са документирани само с фискална касова бележка от фискално устройство или с касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност, както и ако не е издаван пътен лист.

При определяне на данъчната основа за данъка по чл. 204, ал. 1, т. 4 за 2016 г. за разходите в натура, свързани с превозни средства, разходите се отнасят към личното ползване, като общият размер на всички разходи, свързани с превозното средство, се умножи по 50 на сто, когато до обнародването на този закон в „Държавен вестник“ превозното средство е използвано и за управленска дейност и разходите за тази дейност са документирани само с фискална касова бележка от фискално устройство или с касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност и/или не е издаван пътен лист.

Изчисленията на всички данъци върху личното ползване ще бъдат още едно предизвикателство за всички – собствениците, управителите и счетоводителите.

В тази връзка обръщаме внимание на някои детайли при определяне на данъчната основа и документирането на данъците върху личното ползване на служебен автомобил, съгласно двата закона:

1. Изготвяне на методика за разпределяне на разходите в зависимост от степента на използване на съответната стока и/или услуга за лични нужди, съгласно ЗДДС. Тя ще ви е необходима при проверка или ревизия от НАП.

2. Ако ще определяте съотношението служебно/лично ползване на база изминати километри, независимо от избрания метод за отчитане на данъка върху разходите в натура /включително и при 50 на сто, при който не се изисква пътен лист/, съгласно ЗКПО ,то задължително трябва да документирате с пътен лист за целите на ЗДДС с цел определяне на съотношението служебно/лично ползване. Това не важи само при положение, че не се ползва изцяло правото на данъчен кредит. Наличието на фактура за гориво без пътен лист или пътна книжка не е основание за признаване на разхода. Самото изписване на горивото, отразено в счетоводството на предприятието като разход, също трябва да бъде надлежно документално обосновано. Липсата на пътен лист или пътна книжка е липса на документална обоснованост на изразходването на горивото и представлява нарушение на счетоводното и данъчно законодателство. Това дава основание при ревизия или проверка от страна на НАП, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат и върху разхода да бъде платен данък, заедно с начислените лихви.

3. Обръщаме внимание, че за целите на ЗДДС в базата за определяне на данъка се включват месечните квоти на данъчните амортизации, заплатите и осигуровките на служебните шофьори, както и всички текущи разходи – горива, смазочни материали, други консумативи и сервизни разходи.

4. Фирмите декларират избора си по чл. 24, ал. 3 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица за текущата година в годишната данъчна декларация, подавана за предходната година, а за 2016 г. в годишната данъчна декларация за 2016 г.